O Controle Operacional da Frota

Controlar a utilização da frota e seus gastos operacionais é tare­fa árdua, principalmente quando tratar-se de frota própria. O controle concentra-se basicamente em três pontos:

Custos Operacionais

Nas organizações que utilizam o transporte como atividade meio, estes custos são apropriados limitando-se a atender planos de contas contábeis e pouco direcionados para o gerenciamento. Para subsidiar o controle e o processo decisório, os dados devem ser coletados na forma adequada para um sistema de informação gerencial, A dificul­dade está no estabelecimento de um sistema simples e na obtenção de dados confiáveis. Os custos podem ser separados em dois grupos - fixos e variáveis - e apropriados individualmente por veículo. A partir daí, são repassados para as diversas atividades ou setores (centro de custos) a que os veículos dão suporte.

Utilização

A utilização é caracterizada pelos serviços desempenhados pela frota, tais como: transporte de materiais, de pessoas e apoio às demais atividades desenvolvidas pela organização. O acompanhamento do desempenho operacional da frota é fundamental para o controle de desperdícios, alimentação dos programas de manutenção e planos de otimização de uso. É dele que depende o planejamento global de transportes, é onde se encontram importantes índices de utilização e desempenho, como: quilômetros percorridos, km/litro de combus­tível, tempo de utilização, tempo ocioso, índice de disponibilidade, número de reclamações, qualidade de atendimentos etc. Perguntas básicas são constantemente feitas sobre eles, tais como:

Como está o índice de utilização da frota? Existe ociosidade?

Quantos litros de combustíveis foram consumidos? Está compatível com a quilometragem?

Manutenção

É o conjunto de ações necessárias para manter ou repor um veículo em condição normal de operação, com o tempo mínimo de imobiliza­ção e observando-se os fatores de economicidade.

A manutenção usualmente é classificada em:

- Preventiva (realizada em oficinas quando de forma periódica, em função do tempo ou quilometragem);

- Operativa (realizada pelo motorista antes e/ou durante a opera­ção do veículo);

- Corretiva (realizada em oficinas por ocasião de panes inespera­das);

- Reforma (realizada em oficinas por necessidade estrutural ou em conseqüência de acidente).

Devemos investir na manutenção operativa, treinar o condutor do veículo para que se possa assegurar um melhor desempenho e maior segurança operacional, bem como reduzir custos e paradas imprevis­tas por má operação do veículo.

A manutenção tem importante participação na redução de custos operacionais e aumento de produtividade da frota. A redução de cus­tos de manutenção deve ser atentamente acompanhada, pois pode significar problemas futuros, caso não obedeça aos limites técnicos necessários. Portanto, reduzir custos de manutenção desconsiderando tais limites técnicos poderá ser a causa de uma futura elevação tantos dos custos operacionais, como por exemplo: o consumo de combustí­vel, como dos custos de manutenção em decorrência do desgaste de outros componentes do veículo em função um determinado sistema não está funcionando adequadamente.

Decidir sobre executar ou contratar a manutenção envolve dimen­sionar o nível de operação, o investimento em instalações, pessoal e capacitação técnica, além dos custos operacionais que devem ser confrontados com os de terceiros e dependendo do nível de opera­ção pode-se obter ou não ganhos significativos.

Quando se decide pela manutenção própria, além de controlar os gastos e a programação de paradas para manutenção, o gestor será responsável pela administração de oficinas próprias. Deverá estar aten­to à qualificação e produção da mão de obra, ferramental disponível, suprimento de peças, estoque de conjuntos mecânicos reservas (mo­tor, diferencial, caixa de câmbio, etc), arranjo físico de oficinas etc.

Quando se decide pela manutenção é contratada, a preocupação recai sobre os contratos, que devem conter cláusulas garantindo a qua­lidade dos serviços, tempo de execução e economicidade. Vale salien­tar a importância do acompanhamento do contrato, de forma a avaliar as condições técnicas do prestador de serviço, como também propi­ciar um controle efetivo dos orçamentos e da qualidade dos serviços contratados. É importante escolher oficinas tecnicamente capacitadas e que possam assegurar a garantia dada aos serviços executados. 

Para se garantir um efetivo acompanhamento do contrato devem-se observar os seguintes aspectos:

Mão-de-obra (capacitação técnica e acompanhamento dos tempos de serviços pela TTP (Tabela de Tempo Padrão), fornecida pelo fabricante do veículo);

Peças (acompanhar os preços praticados no mercado de auto­-peças e/ou pelo fabricante do veículo).

Também é igualmente importante manter frota reserva para garan­tir o nível de operação. A definição da quantidade de veículos da frota reserva vai depender do conhecimento dos índices de indisponibili­dade da frota em função de paradas para manutenção. O gestor ne­cessitará de sistemas de apoio à decisão que sejam capazes consolidar todos os aspectos inerentes à manutenção da frota através de indica­dores de desempenho operacional.

Fonte : Plano Diretor de Transportes Frota Oficial - Secretaria do Planejamento e Gestão do Estado do Ceará.